digitale Archivierung
Die Grundlagen
Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kaufmännischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steuerrelevante Daten und andere Vertrags- und Geschäftsinformationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung (z.B. Abgabenordnung, GoBS, GDPdU und andere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen vollständig, indexiert und unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt werden. Originär elektronisch entstandene Dokumente müssen auch in elektronischer Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden.
Kleinstunternehmen (bis 10 Mitarbeiter) und kleine Unternehmen (bis 50 Mitarbeiter) sind meist mit dieser Problematik überfordert. dynaConsulting hat sich zum Ziel gesetzt seine Zielgruppe bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der laufenden Umsetzung der gesetzlichen Auflagen zu unterstützen. Dies erfolgt in Kooperation mit Steuerberatern, Rechtsanwälten, IT-Beratern und freien Mitarbeitern.
Wachstum durch digitale Archivierung
Seit 1.1.2002 ist jedes steuerpflichtige Unternehmen verpflichtet, alle digital erstellten und steuerlich relevanten Unterlagen auch revisionssicher digital zu archivieren. Zu diesen Unterlagen gehören alle Belege, die in einem Warenwirtschaftssystem erstellt wurden. Bei Emails gibt es die Regelung, entweder alle Emails, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen auszudrucken (aber unbedingt mit dem Quelltext) oder alle digital zu archivieren. In unserer schnelllebigen Informationsgesellschaft wird Vernetzung und der Zugriff auf gemeinsame Informationen immer wichtiger. Dies führt bei den potenziellen Kunden zu erheblichem Mehraufwand.
Besonders im Bereich kleiner und mittelständischer Unternehmen sowie bei Freiberuflern ist ein immer stärker werdender Hang zum Zukauf von diesen Spezialdienstleistungen zu verzeichnen, da auf diese Weise Unternehmensrisiken in Form von Leerkapazitäten, Know-how-Mangel und erhöhter Personalkosten bei unterstellter hoher Qualität der bezogenen Dienstleistung vermieden werden.
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